Budget et Comptabilité

Établir un business plan

Cette étape est fondamentale : elle consiste à s’assurer que l’école sera financièrement viable pendant les 5 années à venir (les plus cruciales de son développement), et permettra d’opérer en fonction de cette nécessaire viabilité – mais aussi en fonction des différents critères pédagogiques et sociaux des créateurs, les choix dimensionnants de l’école : salaires du personnel, prix des scolarités, nombre de classes et d’élèves par classe, rapidité de développement, effort de communication etc.

Une des étapes principales de l’élaboration de ce plan consiste à faire la liste des différentes recettes et des différentes dépenses prévisibles. Voici pour vous aider la liste des postes de recettes et de dépenses à prévoir: Téléchargez le document

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Vous verrez que l’on retrouve les mêmes postes que ceux du premier budget prévisionnel, en moins détaillés. Cela permet de passer aisément de l’un à l’autre. Comme le budget et la comptabilité doivent correspondre à votre Plan Comptable, il est recommandé que les postes du Business Plan le soient aussi.

Ce Business Plan comporte toutes les hypothèses choisies, appelées explicitement. Il peut prévoir plusieurs scénarios : le principal (scénario central), ainsi que des scénarios de remplacement au cas où les hypothèses du scénario central ne se réaliseraient pas.

Le Business Plan doit être établi avec soin, car il sera demandé par les banques pour consentir un prêt. Il est du ressort du créateur (gestionnaire de projet), mais il aura intérêt à se faire aider (et non remplacer !) par un comptable, s’il ne maîtrise pas lui -même a minima les principes de la gestion financière et comptable. Il est important qu’il y ait dans l’équipe des fondateurs une personne expérimentée dans les finances pour prendre la responsabilité de développer ce document d’une importance cruciale. Comme toujours, faites des hypothèses très prudentes, et prévoyez une marge en cas d’imprévu. Il y a toujours des imprévus ! Tablez sur des montants de dons faibles, une croissance du nombre d’élèves faible, une croissance de la masse salariale d’une année sur l’autre pour ne pas avoir de mauvaises surprises…

Ouvrir un compte en banque

Vous aurez besoin d’un compte pour récolter les fonds, pour payer les charges. Il faut donc anticiper par rapport à l’ouverture de l’école.

Banque traditionnelle, banque en ligne ou néobanque ?

  • Banque traditionnelle : ouvrez le compte dans une banque où vous-même ou le trésorier êtes connu et où les relations avec le banquier sont fluides. Par ailleurs, il est largement préférable de choisir un établissement bancaire habitué à travailler avec des PME ou, encore mieux, des associations. Ce n’est pas le cas de toutes les banques.
  • Banque en ligne : antennes digitales des banques de réseau, elles permettent de limiter les frais bancaires et de gagner en facilité de gestion. Vous y perdez le relationnel et beaucoup refusent encore les associations.
  • Néobanque : Chacune aura son public cible. Certaines seront tournées vers les PME et d’autres, comme Manager One, pensées pour les associations. Des services clients réactifs mais la perte des commodités de dépôt de chèques et d’espèces suivant les solutions.

Ce compte est à ouvrir au nom de la personne morale avec la désignation de représentants parmi les dirigeants.

Les délais à prévoir sont les suivants :

  • Choix d’un établissement bancaire : 5 jours
  • Constitution du dossier : 5 jours (dont budget prévisionnel)
  • Obtention d’un entretien d’ouverture du compte : 20 jours
  • Créer les moyens de paiement (chéquier, cartes) : 5 jours en théorie mais souvent plus en pratique

Attention :  la création d’un compte d’association peut prendre un mois chez certaines banques, d’où le délai long prévu ci-dessus.

A côté des moyens de paiement, il faut prévoir des moyens de prélèvement, ce mode de règlement s’avérant bien pratique pour la collecte des scolarités. Il faut pour cela obtenir via sa banque un NNE (Numéro National d’Emetteur). Demandez-lui tôt. Vous en aurez besoin pour vos bulletins de soutien. Notez bien que ce numéro n’a rien à voir avec les reçus fiscaux. C’est une réalité purement bancaire.

Demandez aussi une carte de dépôt pour pouvoir déposer vos chèques sans erreur d’affectation possible, à toute heure du jour et de la nuit, dans les automates de votre banque.

N’oubliez pas que tout se négocie avec une banque (du moment qu’elle est intéressée par le compte), même les frais bancaires officiellement affichés. Sachez que votre commune peut se porter caution du prêt, si vous en faites un. L’entretien avec le responsable désigné par la banque ne pourra se faire que sur la base d’un business plan.

Choix et création d’outils comptables

Les outils comptables qui sont nécessaires à l’élaboration du budget du business plan ne sont pas les mêmes que ceux dont devra disposer l’école dans son fonctionnement opérationnel.

Il faut garder à l’esprit que changer de système comptable, même à l’occasion d’un changement d’exercice, est une opération délicate et même risquée si les systèmes comptables sont très différents. Mieux vaut donc dès le début choisir un système comptable durable, adapté à la toute petite école nouvellement créée comme à l’école mature de la taille visée dans le business plan.

Il va de soi que le comptable pressenti pour la comptabilité de l’association, ou l’expert-comptable si le comptable est un bénévole peu formé, devront donner leur avis. Mais il importe de mesurer la spécificité de la comptabilité d’une école et du temps que fera gagner le couplage entre cette comptabilité et les fichiers du secrétariat, comme le fichier des parents, les listes de présence des élèves etc.

Beaucoup d’écoles ouvrent sans logiciel comptable en faisant leur comptabilité sur un tableur Excel paramétré. Ce n’est pas sans danger. C’est une comptabilité en partie simple qui ne vous permet pas de suivre la trésorerie et cela complique l’établissement de la comptabilité de l’école que vous aurez à faire à la fin de l’exercice. Nous ne recommandons pas d’utiliser un simple tableau Excel, même si c’est quasiment gratuit et facile, car cela vous conduit inévitablement à un « pilotage dans le rétroviseur »!

Il existe des logiciels associatifs grand public généralistes comme CIEL qui peuvent répondre à votre besoin, qui vous permettent de tenir une comptabilité en partie double et de gérer votre trésorerie et dont le coût est minime (200 euros) mais il vous faudra gérer à part- par exemple sur Excel- la paye, les présences et absences des élèves, les notes, les bulletins…

Si vous passez par un comptable, vous pouvez utiliser le logiciel de comptabilité MEG « Mon expert en gestion », édité par RCA. Peu cher (10 à 15 euros par mois et par structure), il est très adapté aux petites écoles tenant une comptabilité minimaliste de trésorerie au fil de l’année sur tableau Excel. Il permet au comptable, en fin d’exercice, de transformer aisément cette comptabilité en comptabilité d’engagement, afin de produire les comptes nécessaires (CF, Bilan). Le logiciel MEG synchronise la comptabilité avec la banque, et dispense ainsi d’effectuer les rapprochements bancaires. Ce logiciel professionnel n’est accessible aux écoles que par l’intermédiaire de leur comptable.

Vous avez aussi des logiciels spécialisés pour les écoles comme APLON ou CHARLEMAGNE, mais ils ne sont adaptés qu’aux grosses écoles et présentent des coûts de maintenance non négligeables. En revanche, APLON (logiciel appartenant à une association à but non lucratif fondée par les Frères des écoles chrétiennes) produit des modules de gestion plus adaptés aux écoles de petite taille de forme associative : CLOEE pour la gestion des élèves et des familles, GEDEON pour la comptabilité, NOTES pour la gestion des notes, PAIE pour la paye. Tous ces logiciels ont un prix proportionnel au nombre d’élèves, ce qui est un net avantage pour des écoles en phase de lancement ou de petite taille.

Il peut être encore plus intéressant d’opter pour une solution complètement pensée pour les écoles hors contrat : https://ecole-futee.com/ Cette solution développée par des connaisseurs des écoles privées hors contrat est un logiciel de gestion scolaire en SaaS qui comporte notamment une messagerie interne, une gestion des inscriptions et des admissions, des autorisations parentales, des paiements SEPA, des communications, des bulletins, des appels, et des compétences et suivi Montessori pour ceux que cela intéresse. Des démonstrations gratuites de cette solution sont accessibles sur
https://www.creer-son-ecole.com/evenement/ecole-futee-une-plateforme-de-gestion-logicielle-et-comptable-a-destination-des-ecoles-independantes/

Demandez une simulation du coût pour votre école pour vérifier si c’est raisonnable au regard de votre budget. La partie gestion scolaire de ce logiciel est plus performante que sa partie comptable.

Vous avez besoin du logiciel comptable d’une part et d’un logiciel de gestion scolaire d’autre part. Il est plus simple de n’avoir qu’un seul outil, mais encore faut-il que ces deux briques y soient optimisées à la fois et que le coût d’ensemble ne soit pas prohibitif.

Si vous êtes au format associatif, des solutions comme HelloAsso peu vous apporter un complément intéressant pour la gestion de toutes leurs opérations de paiement : adhésions et cotisations, collecte de dons, billetterie, crowdfunding, ventes réception de paiements en ligne…

Valider le budget définitif

Il ne faut pas confondre budget et comptabilité, même si les deux utilisent les mêmes lignes budgétaires du Plan Comptable (pour pouvoir les comparer). Le budget est du ressort d’un administrateur (président d’association, directeur d’une entreprise) aidé d’un comptable, il essaye de prévoir l’avenir. Il est donc par nature approximatif, et peut parfois s’avérer être loin de la vérité. Cependant, c’est la meilleure prévision disponible de ce qui se passera sur les 3 années à venir. Il doit être établi de façon réaliste, relativement précise et prudente.

La comptabilité, au contraire, est une constatation du réalisé ; elle est exacte au centime près. Elle peut prendre en compte les dépenses certaines à venir, mais ce n’est que pour mieux gérer la trésorerie de l’école. La comptabilité est du ressort du comptable.

Pour établir le budget définitif sur 3 ans, il faut avoir une estimation du nombre d’élèves, d’enseignants, des modalités de paiement des locaux, du plan de financement et du plan de trésorerie. La première année de ce budget est la plus importante, car c’est elle qui servira de guide tout au long du premier exercice comptable (1ère année scolaire).

Suivre de très près la trésorerie
Financièrement, même lorsqu’elle est gérée par une association, l’école est comparable à une entreprise. Il faut savoir que 4 entreprises sur 5 meurent prématurément pendant leur phase initiale de développement. Dans la grande majorité des cas, ce ne sont pas les perspectives marketing qui font défaut : c’est la trésorerie qui connaît une rupture momentanée que les banques ne veulent pas couvrir, malgré les bonnes perspectives de développement de l’entreprise. D’où la nécessité d’un budget solidement établi et de sa validation, et notamment d’un volet “trésorerie” qui devra s’assurer que l’école ne sera à aucun moment (au moins de l’année qui vient, mais si possible des 3 premières années) en déficit de trésorerie à un point tel que les banques risqueraient de refuser de suivre.
Ce volet “trésorerie” consiste à prévoir mois par mois les recettes et les dépenses.

Le budget définitif est donc un prolongement détaillé du budget prévisionnel initial. Il ne comporte pas que des chiffres : il mentionne aussi les hypothèses faites pour l’établir : notamment les hypothèses de croissance de la demande d’inscription d’élèves en fonction de l’effort de communication prévu. A ce titre, on peut penser à l’âge des frères et sœurs, cadets de l’élève inscrit, à qui l’école pourra proposer une inscription anticipée. Il restera pendant l’année comme un étalon auquel on comparera l’évolution de l’école (c’est ce qu’on appelle le contrôle de gestion). Il ne s’agit pas seulement de convaincre une banque pour obtenir des prêts (les prêts initiaux ont été généralement consentis au vu du Business Plan), il s’agit aussi de disposer d’un outil de gestion stratégique et financier de développement et de gestion de l’école.

Par la suite, ce budget évoluera annuellement en fonction des nouvelles hypothèses à prendre au regard de l’expérience accumulée. Il pourra amener les administrateurs de l’école à revoir leurs hypothèses stratégiques, ou au contraire il les confirmera.

Pour aller plus loin

Créer son école organise des formations (en distance ou en présentiel) aux questions de comptabilité d’une part et de gestion de la paie d’autre part. Elle peut aussi orienter les écoles vers des experts comptables et cabinets de gestion de la paye compétents, connaissant bien la matière à traiter.

 

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